Fichaje con geolocalización y RGPD: ¿es legal registrar la ubicación?

¿Es legal fichar con geolocalización?

Sí. El artículo 90 de la LOPDGDD habilita expresamente los sistemas de geolocalización en el ámbito laboral, en conexión con el poder de dirección y control del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. Pedir la ubicación al fichar es lícito siempre que se cumpla el RGPD.

La clave no es si se puede usar geolocalización (se puede), sino cómo: el riesgo legal no está en utilizarla de forma puntual y justificada, sino en excederse y convertir el control horario en un seguimiento permanente de la persona.

Los tres requisitos para que sea legal

Para que el fichaje con geolocalización supere un control de la AEPD, deben darse a la vez tres condiciones:

• Información previa: avisar de forma expresa, clara e inequívoca antes de activar el GPS (art. 90.2 LOPDGDD).
• Proporcionalidad: la medida debe ser idónea, necesaria y equilibrada para su fin (verificar el fichaje), según el juicio de proporcionalidad del Tribunal Constitucional.
• Limitación: capturar la ubicación solo en el momento del fichaje (o lo estrictamente necesario), nunca de forma continua ni fuera de la jornada.

Qué información hay que dar al empleado

El deber de informar del artículo 90.2 de la LOPDGDD se concreta en explicar, de forma accesible, al menos:

• La identidad del responsable del tratamiento (la empresa).
• La base legal y la finalidad (registrar la jornada / verificar la presencia).
• Qué datos se recogen exactamente y en qué momento.
• El plazo de conservación de los datos.
• Los derechos del empleado (acceso, rectificación, supresión, oposición).

El límite clave: ubicación puntual, no rastreo

La AEPD es tajante: la geolocalización no puede usarse para un control permanente o indiscriminado. Para un puesto de oficina o de centro fijo, basta con consultar la posición en el instante exacto del fichaje; mantener el GPS activo toda la jornada se considera desproporcionado.

La excepción son los puestos genuinamente itinerantes —transporte, reparto, comerciales de calle—, donde un seguimiento más intenso puede justificarse por una necesidad organizativa real, siempre informando y de forma proporcional.

Geofencing: informar sin bloquear

El geofencing (geocercas) permite definir zonas donde se espera el fichaje —una obra, un local, una oficina— y avisar si el fichaje se produce fuera de ellas. Es una herramienta útil de verificación, pero tiene un límite: el sistema puede informar de la incidencia, pero no debe impedir que el empleado fiche.

Bloquear el fichaje por estar fuera de la geocerca chocaría con la obligación de registrar la jornada efectiva: el empleado debe poder fichar siempre, y la discrepancia de ubicación se gestiona después como una incidencia.

Dispositivos personales frente a corporativos

Si la empresa proporciona un dispositivo corporativo, puede exigir la instalación de la app de fichaje con geolocalización. La situación cambia cuando se trata del móvil personal del trabajador: activar los permisos de ubicación en un dispositivo privado requiere su consentimiento, y conviene ofrecer una alternativa de fichaje (terminal, QR o web) a quien no desee instalarla.

Qué pasa si te pasas: sanciones y nulidad

Geolocalizar sin informar, o hacerlo de forma continua e injustificada, puede acarrear una sanción de la AEPD por infracción del RGPD, una vía distinta e independiente de la sanción laboral por el registro de jornada. Las cuantías citadas en el sector van de varios miles a cientos de miles de euros; en abstracto, el RGPD permite multas muy superiores, aunque en la práctica laboral suelen quedar muy por debajo.

Hay un segundo efecto a menudo olvidado: una geolocalización ilícita no sirve como prueba. Si la empresa pretende usarla para justificar un despido o una sanción, el dato obtenido de forma desproporcionada puede declararse nulo. La jurisprudencia (por ejemplo, la STS 489/2020 sobre apps de seguimiento en móviles de repartidores) admite el control si responde a una necesidad organizativa real, pero reitera la exigencia de proporcionalidad e información.

Cómo implantar el fichaje GPS conforme, paso a paso

Para usar la geolocalización en el fichaje sin riesgos:

• Configura la app para capturar la ubicación solo en el momento del fichaje, no de forma continua.
• Informa por escrito y de forma previa al empleado (responsable, finalidad, datos, conservación y derechos).
• Documenta un juicio de proporcionalidad: por qué la geolocalización es necesaria en tu caso.
• Refleja el tratamiento en tu registro de actividades de tratamiento (RGPD).
• Usa el geofencing para avisar, nunca para bloquear el fichaje.
• En móviles personales, recaba consentimiento y ofrece una alternativa de fichaje.