Horas extra y registro de jornada: cómo calcularlas y pagarlas

Qué es una hora extraordinaria

Según el artículo 35.1 del Estatuto de los Trabajadores, hora extraordinaria es cada hora de trabajo efectivo realizada por encima de la duración máxima de la jornada ordinaria, que en España es de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual.

Las horas extra son, con carácter general, voluntarias: solo son obligatorias si se han pactado en convenio o contrato. Están prohibidas para los menores de edad y, como regla, en trabajo nocturno.

El límite: 80 horas al año (y sus excepciones)

El máximo legal es de 80 horas extraordinarias al año (art. 35.2 ET). Ese límite se reduce de forma proporcional cuando la jornada anual del trabajador es inferior a la jornada general de la empresa. Hay dos excepciones que no computan en el tope:

• Las horas extra compensadas con descanso dentro de los 4 meses siguientes a su realización.
• Las horas realizadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes (fuerza mayor).

Cómo se pagan o se compensan

El art. 35.1 ET ofrece dos vías: abono económico o compensación con descanso. En el abono, la cuantía de cada hora extra no puede ser inferior al valor de la hora ordinaria (el convenio puede mejorarla). En la compensación, se devuelven como tiempo de descanso retribuido equivalente.

Si no se ha pactado nada sobre la forma de compensación, la ley entiende que las horas extraordinarias se compensan mediante descanso dentro de los 4 meses siguientes a su realización.

Registro de horas extra (art. 35.5) frente al registro diario (art. 34.9)

Son dos obligaciones independientes y compatibles. El registro diario del art. 34.9 ET (inicio y fin de jornada) sirve de base, pero el art. 35.5 ET añade obligaciones específicas que muchas empresas pasan por alto:

• Registrar la jornada día a día y totalizar las horas extraordinarias en el periodo de abono de las retribuciones.
• Entregar al trabajador una copia del resumen de horas extra junto con el recibo de salarios.
• Informar mensualmente a los representantes legales de los trabajadores del número de horas extraordinarias realizadas.

Cotización a la Seguridad Social

Las horas extraordinarias cotizan a la Seguridad Social (las ordinarias y las de fuerza mayor tienen tipos de cotización distintos) y se incluyen en la base reguladora, lo que puede afectar a prestaciones como el desempleo. No abonarlas ni cotizarlas correctamente es una infracción independiente de la del registro, que puede acarrear sanción y recargos.

Qué pasa si no las registras: prueba y sanción

Sin un registro fiable, una Inspección de Trabajo tenderá a considerar que las horas extra no se han pagado ni cotizado, y los tribunales aplican la inversión de la carga de la prueba: es la empresa quien debe demostrar la jornada realizada, no el trabajador quien debe probar las horas que hizo.

El plazo para reclamar las horas extra no pagadas es de 1 año desde que debieron abonarse. Por eso conservar los registros durante los 4 años legales es la mejor defensa de la empresa, no solo una obligación formal.

Cómo cumplir, paso a paso

En la práctica:

• Usa un sistema que distinga automáticamente horas ordinarias y extraordinarias.
• Totaliza las horas extra en cada periodo de abono y refléjalas en el recibo de salarios.
• Entrega al trabajador la copia del resumen de horas extra.
• Informa mensualmente a los representantes legales del número de horas extra realizadas.
• Decide y documenta la forma de compensación (abono o descanso en 4 meses) y vigila el tope de 80 h/año.
• Abona y cotiza correctamente, y conserva los registros 4 años.