Ley de registro horario en España: qué dice y cómo cumplirla

Qué dice la ley de registro de jornada

El artículo 34.9 ET obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.

La organización y documentación de ese registro se remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La finalidad de la norma es crear seguridad jurídica en la relación entre empresa y plantilla, evitar jornadas por encima de lo legal o pactado y asegurar la correcta compensación o retribución de las horas extraordinarias.

A quién se aplica (y excepciones)

El registro horario se aplica a la totalidad de los trabajadores, sea cual sea su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, con independencia de su tamaño u organización del trabajo. Incluye expresamente a:

• Personas trabajadoras a distancia o en teletrabajo.
• Trabajadores móviles y comerciales que prestan servicio fuera del centro de trabajo.
• Contratos temporales y cualquier modalidad por cuenta ajena del ámbito del artículo 1 ET.

Quedan fuera o tienen un régimen propio los siguientes supuestos:

• Personal de alta dirección del artículo 2.1.a) ET: completamente excepcionado.
• Relaciones laborales de carácter especial: se rigen por su normativa específica.
• Contratos a tiempo parcial: ya tienen su propio registro regulado en el artículo 12.4.c) ET.
• Trabajadores con registros específicos del RD 1561/1995 (móviles de transporte por carretera, marina mercante y servicios ferroviarios transfronterizos).
• Relaciones excluidas del Estatuto de los Trabajadores: trabajadores autónomos y socios trabajadores de cooperativas, que no están obligados al registro del artículo 34.9 ET.

ETT y subcontratas: ¿quién registra la jornada?

En el caso de trabajadores cedidos por una empresa de trabajo temporal (ETT), las facultades de dirección y control las ejerce la empresa usuaria mientras prestan servicio en su ámbito. Por tanto, es la empresa usuaria la obligada a llevar el registro diario y a conservarlo durante cuatro años, estableciendo con la ETT los procedimientos de aportación de los datos.

En la subcontratación del artículo 42 ET, el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista —la verdadera empleadora—, que es la responsable del registro. Si sus trabajadores prestan servicio en la empresa principal, ambas pueden acordar usar el sistema de registro de la principal, pero la contratista debe conservar la documentación.

Qué debe contener el registro

Por mención legal expresa, el registro debe contener el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.

Es recomendable registrar también las pausas (obligatorias o voluntarias) para evitar la presunción de que todo el tiempo entre el inicio y el fin es tiempo de trabajo efectivo. Si las interrupciones están claras y predeterminadas en convenio o contrato, el registro diario puede no detallarlas.

Solo tiene consideración de jornada laboral lo previsto en el artículo 34 ET. En los desplazamientos fuera del centro habitual debe registrarse el tiempo de trabajo efectivo, no los intervalos de mera puesta a disposición (que se compensan, en su caso, mediante dietas).

Qué sistemas de fichaje son válidos

La norma no impone un sistema concreto: se debe llevar día a día e incluir inicio y finalización. Es válido cualquier medio, en soporte papel o telemático, siempre que sea apto para cumplir el objetivo legal.

El sistema debe proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori (ni por la empresa ni por la persona trabajadora), garantizando la trazabilidad y el rastreo fidedigno de la jornada una vez registrada.

• Apps web y móviles de control horario.
• Terminales de fichaje (PIN, tarjeta, huella o reconocimiento facial).
• Hojas de registro en papel firmadas, si garantizan la inalterabilidad.
• Sistemas mixtos que aseguren las mismas garantías.

Negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión empresarial

La organización y documentación del registro corresponde, por este orden, a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa. Solo en su defecto puede el empresario establecer un sistema propio, que debe someterse a consulta previa con los representantes legales de los trabajadores.

La consulta implica un intercambio real de opiniones (artículo 64 ET), pero no es obligatorio alcanzar un acuerdo. Si no hay representación legal ni previsión en convenio, el empresario organiza el registro cumpliendo en todo caso los requisitos de la norma.

La obligación de registrar existe siempre, aunque no esté regulada en convenio o acuerdo de empresa.

Conservación y acceso a los registros

Los registros deben conservarse durante cuatro años. Vale cualquier medio de conservación, físico o digital, siempre que garantice su preservación y la invariabilidad posterior de su contenido. El deber se refiere a los registros diarios (no a totalizaciones en periodos más largos, salvo en horas extraordinarias).

«A disposición» significa que los registros deben poder consultarse en cualquier momento por la plantilla, sus representantes y la Inspección, permaneciendo físicamente en el centro de trabajo o siendo accesibles de forma inmediata desde él.

Salvo pacto en contrario, no existe obligación de entregar copias del registro diario a cada persona trabajadora ni a sus representantes, sin perjuicio de facilitar su consulta personal.

Registro de horas extraordinarias

El registro diario de jornada (art. 34.9 ET) y el registro de horas extraordinarias (art. 35.5 ET) son obligaciones independientes y compatibles. La jornada de cada trabajador se registra día a día y se totaliza en el periodo de abono de retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador junto con el recibo de salarios.

El mismo registro diario puede servir simultáneamente para ambas finalidades, siempre que se cumplan además las obligaciones específicas del artículo 35 ET.

Teletrabajo y horarios flexibles

El registro diario no impide la flexibilidad ni la distribución irregular de la jornada. Cuando la jornada es variable, el cómputo del tiempo efectivo se pondera en periodos superiores al día: un exceso puntual no es hora extraordinaria si, analizado el conjunto del mes, se cumple la jornada ordinaria pactada.

En trabajo a distancia y teletrabajo existen fórmulas válidas mediante registros telemáticos. Si hay autorregulación en convenio o acuerdo, o la empresa da por buena la firma de hojas de autogestión por la persona teletrabajadora, son instrumentos válidos, sin perjuicio del poder de control empresarial para verificar su veracidad.

Sanciones por no cumplir

No llevar el registro de jornada, o hacerlo de forma incorrecta, se considera una infracción grave en materia de relaciones laborales según el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Las infracciones graves se sancionan con multa económica por cada centro o empresa afectada y pueden conllevar, además, el reconocimiento de horas extraordinarias no abonadas ni cotizadas. Conviene confirmar el importe vigente, ya que las cuantías de la LISOS se actualizan periódicamente.

Cómo cumplir la ley paso a paso

En la práctica, cumplir el registro de jornada se reduce a estos pasos:

• Elige un sistema fiable e inalterable (app, terminal o, como mínimo, hojas no manipulables).
• Registra a diario el inicio y la finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
• Contempla las pausas cuando no estén claramente predeterminadas en convenio o contrato.
• Recoge el sistema en convenio o acuerdo de empresa o, en su defecto, decídelo previa consulta a los representantes.
• Conserva los registros 4 años y mantenlos accesibles en el centro de trabajo.
• Tenlos disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• Si usas geolocalización o datos personales, cumple el RGPD y la LO 3/2018.