Sanciones por no registrar la jornada: multas y cómo evitarlas

Qué multa tiene no fichar (a día de hoy)

No garantizar el registro diario de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La sanción económica para las infracciones graves se mueve, según el artículo 40 de la LISOS, en una horquilla de 751 € a 7.500 €, graduada en tres tramos:

• Grado mínimo: de 751 € a 1.500 €.
• Grado medio: de 1.501 € a 3.750 €.
• Grado máximo: de 3.751 € a 7.500 €.

Quién sanciona y cómo se decide el importe

La sanción la impone la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), que puede actuar de oficio, por denuncia de una persona trabajadora o sus representantes, o dentro de una campaña sectorial. El tramo concreto dentro de la horquilla depende de circunstancias como la gravedad del incumplimiento, el número de afectados, la reincidencia y el perjuicio causado.

Un factor decisivo es la carga de la prueba: corresponde a la empresa acreditar el tiempo de trabajo. Sin un registro fiable, es muy difícil rebatir una reclamación de jornada u horas extra, por lo que la ausencia de registro no solo acarrea la multa, sino que debilita la posición de la empresa en cualquier conflicto laboral.

Qué incumplimientos concretos se sancionan

La infracción grave no se limita a «no fichar». Abarca cualquier deficiencia que vacíe de contenido la obligación del registro:

• No llevar ningún registro diario de jornada.
• Llevarlo de forma incompleta (sin hora de inicio y fin reales de cada persona).
• Usar un sistema manipulable a posteriori, que no garantice la inalterabilidad del dato.
• No conservar los registros durante los 4 años exigidos.
• No tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes o la Inspección de Trabajo.

Infracciones relacionadas que agravan la multa

La sanción por el registro rara vez viaja sola. La falta de registro suele destapar otras infracciones que se acumulan: no abonar ni cotizar horas extraordinarias realizadas, superar la jornada máxima legal o incumplir los descansos. Cada una tiene su propio régimen sancionador.

Además, obstruir la actuación de la Inspección o impedir activamente el control de la jornada puede calificarse como infracción muy grave, cuyo importe llega hasta 225.018 €.

La reforma de 2025-2026: ¿multa por trabajador y registro digital?

Buena parte de los titulares que hablan de «multas de hasta 10.000 € por cada trabajador» se refieren a una reforma que no está en vigor. Esas sanciones, junto con el registro horario digital obligatorio y el veto al papel y al Excel, iban incluidas en la ley de reducción de la jornada a 37,5 horas, que el Congreso rechazó el 10 de septiembre de 2025.

Tras ese rechazo, el Gobierno decidió tramitar el registro horario digital por separado mediante un Real Decreto. El Consejo de Estado emitió su dictamen el 23 de marzo de 2026, pero a mediados de 2026 la norma sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE.

Hay además un matiz jurídico determinante: un Real Decreto puede obligar a registrar de forma digital, pero elevar las multas o convertirlas en «por trabajador» exige reformar la LISOS, que es una ley. Mientras esa reforma legal no se apruebe, el importe máximo por no llevar el registro sigue siendo de 7.500 € por centro de trabajo.

Cómo evitar la sanción, paso a paso

Cumplir es barato y elimina un riesgo desproporcionado. Estos son los pasos esenciales:

• Implanta un sistema de fichaje fiable e inalterable (app, web o terminal), evitando soportes fácilmente manipulables.
• Registra a diario la hora real de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
• Conserva los registros durante 4 años y mantenlos accesibles en el centro de trabajo.
• Tenlos a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
• Documenta el sistema en convenio o acuerdo de empresa o, en su defecto, decídelo previa consulta a los representantes.
• Si usas geolocalización o datos personales, cumple el RGPD y la LOPDGDD.

¿Basta con un Excel para evitar la multa?

Legalmente, un Excel puede servir si garantiza un registro fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. El problema es que, en la práctica, demostrar esa inalterabilidad ante una inspección es complicado: una hoja de cálculo se edita sin dejar rastro.

Un software especializado asegura la trazabilidad (quién registró qué y cuándo), automatiza el cómputo de horas y genera el informe que pide la Inspección. Por un coste habitual de entre 1 y 5 € por empleado y mes, reduce drásticamente el riesgo de sanción y, de paso, te anticipa a la futura exigencia de registro digital.