Sistemas de fichaje para empleados: app, terminal, huella o QR

App móvil

Cada empleado ficha desde su teléfono con una app de iOS o Android. Es el sistema más extendido porque no requiere hardware y funciona en cualquier sitio. Las buenas apps permiten registrar pausas, ver el saldo de horas, pedir vacaciones y recibir recordatorios.

Su principal límite es que depende del móvil del trabajador. Si es un móvil personal, hay que informar bien de qué datos se recogen, sobre todo si se usa el GPS. Encaja en oficinas, teletrabajo, comerciales, técnicos y cualquier equipo en movilidad.

• A favor: sin hardware, fichaje desde cualquier lugar, autoservicio del empleado.
• En contra: depende de que cada persona tenga móvil y lo lleve encima; consumo de datos y batería.

Fichaje web

El empleado ficha desde el navegador de su ordenador. Es la opción más sencilla para equipos de oficina y teletrabajo: no hay que instalar nada. Muchas herramientas permiten limitarlo a ciertas redes o direcciones IP para asegurar que se ficha desde la oficina.

• A favor: cero instalación, ideal para puestos con ordenador.
• En contra: no sirve para quien no trabaja delante de una pantalla.

Terminal o tablet compartida (modo quiosco)

Una tablet o un terminal fijo en la entrada del centro, en el que cada persona ficha con un PIN, su código QR o una tarjeta. Es el sistema estándar en tiendas, bares, restaurantes, almacenes y fábricas: no depende de los móviles personales y deja constancia de que el fichaje se hizo en el centro.

• A favor: un solo dispositivo para toda la plantilla, rápido en horas punta, sin móviles personales.
• En contra: con PIN, una persona podría fichar por otra; requiere comprar y mantener la tablet o el terminal.

Tarjeta o llavero NFC y RFID

El empleado acerca una tarjeta o un llavero a un lector, o al revés: acerca su móvil a una etiqueta NFC colocada en el lugar de trabajo. Es muy rápido y funciona bien en entornos industriales. Las etiquetas NFC en obras o en casa de clientes sirven para acreditar la presencia sin depender del GPS.

• A favor: fichaje en un segundo, sin datos biométricos, robusto.
• En contra: las tarjetas se pierden o se prestan; hace falta lector o etiquetas.

Código QR

Funciona de dos formas: el empleado escanea con su móvil un QR fijo del centro de trabajo, o muestra su QR personal a la tablet de la entrada. Es barato, fácil de desplegar en varios centros y acredita el lugar del fichaje sin necesidad de GPS.

• A favor: barato, sin hardware específico, acredita la ubicación.
• En contra: un QR fijo se puede fotografiar y usar fuera del centro si no se combina con otra comprobación.

Huella dactilar y reconocimiento facial

Los sistemas biométricos identifican al empleado por su huella o su cara. Parecen los más seguros contra el fichaje por otra persona, pero son los más delicados legalmente. Los datos biométricos usados para identificar a una persona son una categoría especial de datos en el RGPD, y la Agencia Española de Protección de Datos ha concluido en su guía sobre control de presencia biométrico que, en general, su uso para el simple registro de jornada no supera el juicio de proporcionalidad cuando existen alternativas menos intrusivas.

Además, el consentimiento del trabajador no suele ser una base válida por la relación de dependencia con la empresa, y el tratamiento exige una evaluación de impacto. El borrador del registro horario digital también limita la biometría a casos justificados.

GPS y geolocalización

No es un método de fichaje en sí, sino un dato que se añade al fichaje desde el móvil: la ubicación en el momento de fichar. Es legal si se informa a la plantilla de forma expresa y clara y se limita al momento del fichaje, sin seguimiento continuo. Las geovallas permiten avisar cuando alguien ficha fuera de la zona de trabajo.

Más información:Fichaje con geolocalización y RGPD Apps de control horario con GPS

WhatsApp, Telegram o llamada

Algunas herramientas españolas permiten fichar enviando un mensaje por WhatsApp o Telegram, o con una llamada, sin instalar ninguna app. Es útil con plantillas poco digitalizadas, personal de obra o móviles compartidos. Antes de elegirlo, comprueba cómo identifica a cada persona y que el registro resultante sea inalterable y exportable.

Papel y Excel

Siguen siendo válidos hoy si el registro es diario, fiable y no manipulable, y se conserva cuatro años. Son gratis, pero son los más difíciles de defender: se pueden rellenar a posteriori y modificar sin rastro. La reforma en tramitación prevé que dejen de valer como sistema ordinario.

Qué sistema elegir según tu empresa

Como regla general:

• Oficina o teletrabajo: fichaje web y app móvil.
• Tienda, bar, restaurante o almacén: tablet compartida con PIN o QR, y app para quien se mueve entre locales.
• Comerciales, técnicos y servicios a domicilio: app con GPS y geovallas, mejor con modo sin conexión.
• Obra y campo: app con modo sin conexión, etiquetas NFC o QR en el lugar de trabajo, o fichaje por el encargado en un dispositivo compartido.
• Industria con varios turnos: terminal con tarjeta NFC o RFID.
• Plantilla poco digitalizada: fichaje por WhatsApp o Telegram, o tablet compartida.

Combinar varios métodos

La mayoría de software de control horario permite combinar métodos en la misma cuenta: tablet en el local, app para el personal móvil y web para la oficina. Lo importante es que todos los fichajes acaben en el mismo registro, con el mismo historial de cambios y el mismo informe para la Inspección.

Más información:Cómo elegir un software de control horario Mejores apps para fichar