Plantilla de registro de jornada en Excel gratis (2026)
Por Equipo editorial de RankaasActualizado el 21 de octubre de 2026
Si tienes pocos empleados y todavía no usas un software de fichaje, una hoja de cálculo bien llevada te permite cumplir hoy la obligación de registrar la jornada. Hemos preparado una plantilla de Excel gratuita con todo lo que pide la ley y con los cálculos ya hechos.
En esta guía te explicamos qué incluye, cómo rellenarla para que te sirva ante una inspección y, sobre todo, cuáles son sus límites, porque el Excel es el sistema más fácil de impugnar y el que la reforma en tramitación prevé eliminar.
En resumen
- La plantilla es gratuita y sirve para registrar a diario la entrada, las pausas y la salida de cada trabajador.
- Calcula sola las horas trabajadas, las horas extra sobre la jornada pactada y el total del mes.
- Un Excel es válido hoy si el registro es fiable y no se manipula; la Inspección desconfía de los registros editables y de los horarios idénticos cada día.
- Hay que conservar los registros cuatro años: imprime y firma cada mes, o guarda un PDF firmado.
- Con contratos a tiempo parcial, hay que entregar cada mes al trabajador el resumen de horas junto con la nómina.
- El real decreto del registro digital, aún no aprobado, prevé que el papel y el Excel dejen de valer.
Plantilla de registro de jornada (Excel)
Una hoja por mes con cálculo automático de horas trabajadas y horas extra, total mensual, observaciones y espacio para la firma. Gratis y sin registro.
Qué incluye la plantilla
El archivo funciona en Excel, LibreOffice y Google Sheets. Tiene una hoja de instrucciones y una hoja de registro mensual que puedes duplicar para cada mes y cada trabajador. Incluye:
- Cabecera con los datos de la empresa, el centro de trabajo, el trabajador, el mes y la jornada diaria pactada.
- Una fila por día con la hora de entrada, el inicio y el fin de la pausa y la hora de salida.
- Cálculo automático de las horas trabajadas cada día, descontando la pausa.
- Cálculo automático de la diferencia sobre la jornada pactada, para detectar horas extra.
- Columna de modalidad (presencial o a distancia) y de observaciones para anotar incidencias y correcciones.
- Totales mensuales de horas trabajadas y horas extra.
- Espacio para la firma del trabajador y de la empresa al cierre del mes.
Cómo usarla paso a paso
Para que el registro sea fiable, la forma de usarlo importa tanto como la plantilla:
- Crea un archivo por trabajador y una hoja por mes, y rellena la cabecera.
- Anota la entrada, las pausas y la salida el mismo día, no al final de la semana.
- Escribe las horas reales. Un registro con horarios idénticos todos los días es lo primero que la Inspección pone en duda.
- No sobrescribas un dato. Si hay que corregir algo, déjalo anotado en observaciones con la fecha y el motivo.
- Al cerrar el mes, imprime la hoja o expórtala a PDF y que la firmen el trabajador y la empresa.
- Si el contrato es a tiempo parcial, entrega una copia del resumen mensual al trabajador junto con la nómina.
- Guarda los registros firmados durante cuatro años, accesibles en el centro de trabajo.
¿Es legal llevar el registro de jornada en Excel?
Sí, hoy lo es. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone un sistema concreto: exige un registro diario con la hora de inicio y de fin de la jornada, que sea fiable y no se pueda manipular, que se conserve cuatro años y que esté a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
El problema es la prueba. Un Excel se puede modificar sin dejar rastro, así que ante una reclamación de horas extra o una inspección le corresponde a la empresa demostrar que el registro es fiel. La firma mensual del trabajador ayuda, pero no elimina la sospecha si los horarios son siempre idénticos o si se rellenaron a posteriori.
Más información:Ley de registro horario en España Sanciones por no registrar la jornada
Los límites del Excel
Una hoja de cálculo sirve para empezar, pero tiene límites claros:
- Se puede editar sin dejar rastro: no hay historial fiable de quién cambió qué.
- No impide rellenar los días a posteriori, que es lo que más penaliza la Inspección.
- Depende de la memoria del trabajador y de que alguien revise las hojas cada mes.
- No avisa de excesos de jornada, descansos incumplidos ni horas extra acumuladas.
- Con varios trabajadores, turnos o centros, el número de archivos se vuelve inmanejable.
- Es difícil ponerlo a disposición de la representación legal y la Inspección de forma inmediata.
Qué cambia con el registro horario digital
El Gobierno tramita un real decreto que hará obligatorio el registro digital, con registros inalterables y acceso remoto de la Inspección. Según el borrador, el papel y las hojas de cálculo dejarán de valer como sistema ordinario. A 21 de octubre de 2026 el decreto no está aprobado, así que la plantilla sigue siendo válida, pero conviene verla como una solución temporal.
Más información:Registro horario digital: estado del decreto
Cuándo pasar a un software (y cuánto cuesta)
Pasar a un software compensa en cuanto tienes más de dos o tres empleados, turnos, teletrabajo o varios centros. El fichaje queda registrado al instante desde el móvil, una tablet o el ordenador, cualquier corrección deja rastro y el informe para la Inspección se genera con un clic.
El coste es bajo: hay herramientas con plan gratuito para 5 o 10 empleados y opciones de pago desde alrededor de 1 € por empleado al mes. Una plantilla de 10 personas puede cumplir por menos de 20 € al mes.
Más información:Control horario gratis Precios de control horario
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